Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ

Quy trình kiểm tra hóa đơn điện tử

1. 1

   Nhận file gốc

   Lưu file XML từ kênh chính thức của bên bán hoặc nhà cung cấp hóa đơn, không chỉ lưu ảnh hoặc PDF.

2. 2

   Đọc thông tin nhận diện

   Kiểm tra ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập và mã của cơ quan thuế nếu có.

3. 3

   Đối chiếu giao dịch

   So khớp người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng thanh toán.

4. 4

   Tra cứu trạng thái

   Dùng cổng hóa đơn điện tử hoặc kênh tra cứu chính thức để kiểm tra thông tin và trạng thái hiện tại.

5. 5

   Kiểm tra chữ ký số

   Xác minh file XML không bị thay đổi, chủ thể ký, chứng thư, chuỗi CA và trạng thái thu hồi.

6. 6

   Lưu bằng chứng

   Lưu XML, bản thể hiện và kết quả tra cứu theo quy trình kế toán, thuế và lưu trữ của đơn vị.

Checklist thông tin cần đối chiếu

Danh sách này giúp phát hiện sai lệch phổ biến trước khi đưa hóa đơn vào quy trình hạch toán.

• Người bán

  Tên, mã số thuế và địa chỉ phải phù hợp với đối tác và thông tin đăng ký có thể tra cứu.

• Người mua

  Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và thông tin bắt buộc phải đúng với hồ sơ của bên nhận.

• Thông tin hóa đơn

  Đối chiếu mẫu, ký hiệu, số, ngày lập, loại hóa đơn và mã cơ quan thuế khi thuộc trường hợp có mã.

• Hàng hóa, dịch vụ

  So khớp tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền với hợp đồng, đơn hàng hoặc biên bản.

• Thuế và thanh toán

  Kiểm tra thuế suất, tiền thuế, chiết khấu, phí và tổng tiền bằng số liệu nghiệp vụ.

• Điều chỉnh hoặc thay thế

  Xác định hóa đơn có liên quan tới hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế hoặc trạng thái xử lý khác hay không.

XML và PDF có vai trò khác nhau

File XML

Chứa dữ liệu có cấu trúc để hệ thống đọc, đối chiếu và thường là nơi chứa chữ ký số của hóa đơn.

Bản thể hiện PDF

Giúp con người đọc và in thuận tiện nhưng có thể không phải dữ liệu gốc dùng để kiểm tra chữ ký.

Email hoặc đường dẫn tải

Là kênh chuyển giao. Cần xác nhận tên miền, người gửi và tránh tải file từ liên kết đáng ngờ.

Kết quả tra cứu

Cho biết thông tin và trạng thái trên hệ thống tra cứu tại thời điểm thực hiện, nên được lưu cùng hồ sơ khi cần.

Đọc kết quả chữ ký số trên hóa đơn XML

• Tính toàn vẹn đạt

  Dữ liệu được chữ ký bảo vệ không bị thay đổi so với thời điểm ký.

• Đúng chủ thể ký

  Thông tin trên chứng thư cần phù hợp với bên có trách nhiệm ký theo cấu trúc hóa đơn.

• Chứng thư và chuỗi CA

  Xem thời hạn, đơn vị cấp, chuỗi tin cậy và chính sách áp dụng tại thời điểm kiểm tra.

• OCSP và CRL

  Kiểm tra chứng thư có bị ghi nhận thu hồi hoặc chưa lấy được dữ liệu trạng thái.

• Dấu thời gian

  Nếu không có, kết quả nên hiển thị “Không”; cần phân biệt với trường hợp dữ liệu xác minh bị lỗi.