Cách làm ngắn gọn
Mở PDF trong phần mềm hỗ trợ ký bằng chứng thư, chọn chức năng ký số, xác định vị trí hiển thị, chọn Digital ID hoặc chứng thư trên USB Token, xác nhận ký và lưu thành file mới. Sau đó cần mở lại file để kiểm tra tính toàn vẹn, người ký và trạng thái chứng thư.
Chuẩn bị trước khi ký PDF
Hoàn thành bốn việc này trước khi mở chức năng ký để tránh lỗi giữa chừng.
File PDF cuối cùng
Rà soát nội dung, số trang và phụ lục. Chỉnh sửa sau khi ký có thể làm chữ ký mất hiệu lực.
Chứng thư số còn sử dụng được
Xác nhận đúng chủ thể, thời hạn chứng thư và quyền sử dụng thiết bị hoặc tài khoản ký.
Phần mềm và trình điều khiển
Cài phần mềm ký, middleware hoặc driver do nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hướng dẫn.
Mã PIN và kết nối
Chuẩn bị mã PIN, cắm USB Token hoặc bảo đảm phương thức xác thực ký số từ xa hoạt động.
Ký số PDF bằng Adobe Acrobat
Tên nút có thể thay đổi theo ngôn ngữ và phiên bản. Trình tự dưới đây bám theo hướng dẫn Acrobat hiện hành.
- 1
Mở công cụ chứng thư
Mở PDF, chọn All tools (Tất cả công cụ), sau đó chọn Use a certificate (Sử dụng chứng thư).
- 2
Chọn ký số
Chọn Digitally sign (Ký số) và xác nhận hướng dẫn trên màn hình.
- 3
Đặt vùng hiển thị
Kéo một vùng trên trang nếu muốn chữ ký hiển thị tại một vị trí cụ thể.
- 4
Chọn Digital ID
Chọn đúng chứng thư của người hoặc tổ chức cần ký, sau đó kiểm tra lại thông tin chủ thể.
- 5
Xác thực thao tác ký
Nhập mã PIN, mật khẩu hoặc hoàn thành bước xác thực của dịch vụ ký số từ xa.
- 6
Lưu thành file mới
Chọn Sign và lưu bản đã ký với tên dễ phân biệt. Không ghi đè bản gốc khi chưa kiểm tra.
Kiểm tra file ngay sau khi ký
Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng quyết định file có thể được người nhận xác minh hay không.
Tài liệu không bị thay đổi
Phần mềm phải xác nhận nội dung được bảo vệ bởi chữ ký chưa bị sửa sau thời điểm ký.
Đúng người hoặc tổ chức ký
Đối chiếu tên chủ thể, tổ chức, mã định danh và đơn vị cấp trên chứng thư.
Chuỗi chứng thư và thu hồi
Xem chứng thư có nối tới nguồn tin cậy, còn hiệu lực và không bị ghi nhận thu hồi.
Thời gian ký và dấu thời gian
Phân biệt thời gian do máy người ký khai báo với dấu thời gian từ một đơn vị cung cấp dịch vụ tin cậy.
Lỗi thường gặp và hướng xử lý
- Không thấy chứng thư để chọn
- Kiểm tra USB Token, driver, middleware và khởi động lại phần mềm sau khi kết nối thiết bị.
- Sai mã PIN hoặc thiết bị bị khóa
- Không thử liên tục. Dừng lại và làm theo quy trình mở khóa của nhà cung cấp chứng thư.
- Chữ ký hiển thị nhưng bị báo không tin cậy
- Kiểm tra chuỗi CA, danh sách tin cậy và trạng thái chứng thư thay vì chỉ nhìn hình chữ ký.
- Chữ ký mất hiệu lực sau khi lưu
- Dùng bản PDF trước khi ký, ký lại và tránh tối ưu, ghép trang hoặc chỉnh sửa tài liệu sau đó.